Офисный переезд: как перевезти целую компанию и не потерять ни одной скрепки

Аренда офисных помещений является распространенной практикой среди компаний, которые не могут позволить себе покупку собственного здания. Такой подход имеет свои преимущества, включая легкость переезда в случае необходимости.

Причины для переезда могут быть разными: собственник помещения решил продать его, компания занимает больше места, чем имеется, управляющий нашел более комфортное и выгодное рабочее пространство. Все это делает грамотную организацию переезда офиса необходимой, чтобы избежать потери времени и нервов на восстановление утраченной документации и имущества.

Перемещение офиса – это тонкое дело: как учесть все нюансы

Переезд компании в новый офис – это настоящее испытание, можно сравнить с пожаром в пять раз. Во-первых, количество вещей в офисе даже у небольшой компании будет гораздо больше, чем у обычной семьи. Во-вторых, все предметы отличаются различными габаритами, структурой и функциональным назначением. Как вы себе представляете, что нужно перевезти любимые комнатные цветы бухгалтера и сейф, хранящий выручку компании? Последний, к слову, может иметь вес несколько сотен килограммов, и его нельзя поместить в багажник легковушки. Кроме того, в офисе могут находиться различные устройства, такие как компьютеры, принтеры, сканеры, шредеры и т.д. Компании с большой историей обычно имеют архивы документов, которые занимают много места, а если компания также перевозит свой склад, процесс переезда офиса становится еще более сложным. Необходимо сохранить внешний вид и рабочее состояние имущества. В общем, самостоятельно справиться с этой задачей не так просто. Поэтому в такой ситуации рекомендуется обратиться к профессионалам в сфере организации переездов.

Существуют следующие услуги, которые могут быть предоставлены мувинговой компанией:

• Разборка. Если нужно, то разбирается не только мебель, но и все другие предметы, такие как перегородки и офисная кухня. Для этого нужны инструменты и определенные навыки.
• Упаковка. Важно, чтобы у профессионального перевозчика был необходимый инвентарь, который подходит для упаковки любых грузов, независимо от того, быстро или медленно он ломается.
• Вынос и погрузка, разгрузка и занос на место. Кажется, что эти задачи можно выполнить самостоятельно. Но если придется вынести крупногабаритный груз, то для этого может потребоваться специальное оборудование для транспортировки.
• Перевозка. Опытные перевозчики располагают собственным парком автомобилей различной вместимости, который позволяет перевезти все необходимые вещи.
• Распаковка и сборка. Лучше доверить эту работу профессионалам. Если человек без соответствующего опыта возьмет на себя эту задачу, то есть шанс испортить мебель.

Как выбрать надежную мувинговую компанию для переезда в новый офис

Переезд в новый офис – это серьезное мероприятие, требующее не только материальных, но и временных и физических затрат. Одним из ключевых моментов успеха является выбор мувинговой компании, которая организует переезд. Рассмотрим основные признаки, которые отличают надежных перевозчиков от ненадежных.

Квалифицированные сотрудники и работа в удобное для заказчика время

Качественный переезд включает в себя работу квалифицированных грузчиков и водителей. Серьезные мувинговые компании тщательно отбирают своих специалистов, имеют высокие требования к их профессиональным навыкам и уделяют большое внимание их внешнему виду и поведению. Кроме того, они умеют работать в удобное для заказчика время, не мешая работе офиса.

Любые услуги от разбора до сборки, в том числе упаковка и такелаж

Перед переездом мебель и офисное оборудование необходимо разобрать, а после транспортировки – собрать. Серьезные компании, которые заботятся о своей репутации, предоставляют клиентам полный спектр услуг по организации офисных переездов, включая упаковку и такелаж, и не требуют использования услуг других фирм.

Оборудованные и чистые машины

Комфортабельный транспорт гарантирует сохранность вашего имущества. Он должен быть обшит мягким материалом и оснащен фиксирующими элементами, чтобы груз не перемещался во время транспортировки. Кроме того, транспорт должен быть чистым, так как грязь на мебели может испортить впечатление от переезда в новый офис.

Оформление договора с компанией и гарантии

Перед тем, как выбрать мувинговую компанию, стоит внимательно ознакомиться с ее договором и гарантиями. Оформление договора обязательно устанавливает права и обязанности сторон, а гарантия позволяет защитить клиента от некачественных услуг и халатного отношения со стороны перевозчика.

Пунктуальность, вежливость и чистоплотность грузчиков

Добросовестные грузчики – это не только гарантия качественного переезда, но и комфорт работы с перевозчиком. Они должны быть пунктуальными, вежливыми и чистоплотными. Если вы сомневаетесь в профессионализме грузчиков, ищите отзывы о мувинговой компании на различных сторонних ресурсах.

Фиксированные цены

Стоимость переезда – это важный момент, который нужно уточнять заранее. В договоре должна быть четко прописана сумма, которая включает все необходимые услуги. Это предотвращает возникновение непредвиденных доплат и обеспечивает финансовую прозрачность переезда в новый офис.

Как оценить стоимость перевозки офиса?

Если вам нужно оценить стоимость переезда офиса, следует учесть несколько факторов: объем работ, количество машин, удаленность объекта от МКАД. Стоимость также определяется количеством занятых на объекте грузчиков, которые оплачиваются почасово. Расценки на услуги грузчиков обычно колеблются от 450 до 500 рублей в час. Почасовой тариф на грузчика строго зависит от времени, потраченного на переезд, которое включает в себя дорогу от точки отправки до места назначения. Многие компании условно устанавливают минимальную продолжительность заказа в четыре часа.

Учитывайте расстояние

Стоимость оплаты труда грузчиков сильно возрастает прямо пропорционально удаленности от МКАД. Если расстояние меньше 25 км, наценка составит в среднем 400 рублей на каждого рабочего. Если же переезд офиса будет производиться за 70 км от МКАД, наценка увеличится до более чем 1000 рублей.

Тариф на транспорт

Почасовой тариф также применяется для транспорта, а его стоимость зависит от объема кузова машины. Четыре часа работы машин с объемом кузова от 7 до 18 м3 обойдутся от 3000 до 3300 рублей, в то время как по истечении четырех часов тариф увеличивается на несколько сотен рублей за каждый последующий час работы. Более крупный автомобиль с объемом кузова 32–36 м3 будет стоить дороже - примерно 7000 рублей за семь часов работы. Чем дальше от МКАД, тем больше нужно будет заплатить за каждый дополнительный километр - от 15 до 25 рублей.

Выбирайте надежную компанию

В столице очень большой рынок услуг по переездам офисов, и качество услуг в компаниях может значительно отличаться. Чтобы сделать правильный выбор, рекомендуется ориентироваться на фирмы, которые предоставляют гарантию на свои услуги и могут предложить широкий спектр услуг, включая не только грузчиков, но и сборщиков мебели, такелажников и собственный автопарк. Надежным компаниям важно следовать стандартам качества.

Фото: freepik.com