Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

В работе каждый из нас сталкивался с ситуациями, когда один отдел не в курсе того, что происходит у другого отдела. Это может очень серьезно влиять на работу компании и стать причиной многих проблем. Как же наладить коммуникацию в коллективе и что делать, чтобы бизнес-процессы работали как часы? Есть несколько инструментов и методов, которые могут помочь в этом.

Прежде всего, необходимо создать единое информационное пространство для всей компании, где будут находиться все необходимые документы и файлы. Это может быть общая область в облаке, где сотрудники смогут делиться файлами и видеть изменения, вносимые другими отделами. Это поможет держать каждого в курсе событий и предотвратит потерю информации.

Также важно проводить регулярные общие собрания, где сотрудники смогут поделиться информацией о своей работе и узнать о работе других отделов. Это поможет избежать недопонимания и повысит эффективность работы.

Можно использовать также различные программы для управления проектами, которые позволяют делиться информацией и следить за выполнением задач. Такие программы позволяют контролировать процесс работы и своевременно реагировать на возникающие проблемы.

Все эти инструменты помогут улучшить коммуникацию в коллективе и повысить эффективность работы. Однако, для успешной реализации необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал важность коммуникации и активно участвовал в процессе общения.

Внутренние коммуникации – это общение всех сотрудников внутри компании. Оно настолько важно, что многие организации даже имеют специалистов по информационному обеспечению. Зачем они нужны?

Коммуникации в коллективе необходимы для того, чтобы обеспечить связь между исполнителями и руководством, строить эффективное взаимодействие между сотрудниками, а также для действенного обмена информацией без потерь. Очень важно, чтобы эти взаимодействия работали во всех направлениях, от сотрудников к руководству и наоборот. Это необходимо для выстраивания политики компании, создания командного духа и укрепления лояльности. Если коммуникация не налажена, сотрудник начинает действовать в своем собственном «информационном пузыре» и не понимает, насколько его работа связана с целями компании. Это может привести к напряжению в коллективе и конфликтам.

Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям установили, что качество связи внутри компании на 90% влияет на лояльность и удовлетворенность сотрудников. Отсутствие связи между работниками и отделами замедляет решение проблем и может вызывать недопонимание. Коммуникация внутри компании нужна всем фирмам, даже если они состоят всего из нескольких сотрудников. Например, в стартапе необходимо, чтобы все знали, что уже сделано и что предстоит сделать, какие есть общие цели и что ожидается от каждого сотрудника.

Также очень важно уделять внимание коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно. В этом случае нужно обращать внимание на горизонтальные коммуникации, чтобы каждый работник был в курсе занятости своих коллег.

Если не развивать коммуникацию в компании, то она может развиваться сама собой, но необязательно в желательном направлении. Общение у кулера или в частной переписке может привести к неэффективной работе.

Стратегия формирования единого информационного пространства может помочь повысить лояльность работников через внутренние коммуникации. Хотя внутренний и внешний PR имеют общие черты, эффективные методы компании в общении с внешним миром могут быть неэффективными, когда речь идет о взаимодействии с персоналом.

Следующие задачи могут стать частью стратегии формирования единого информационного пространства:

• Преодоление коммуникативных барьеров, как по вертикали, так и по горизонтали, чтобы можно было достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании, показав каждому члену, что его мнение имеет значение и сотруднику предоставляются удобные инструменты для предоставления такой информации и быстрой обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.

Одна из главных задач корпоративной коммуникации заключается в формировании людей, думающих вслед за компанией. Если такой подход не используется, возможны репутационные проблемы. Бывают критические моменты и конфликтные ситуации в работе любой организации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы. Также важно предоставить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Так какие же инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач?

В настоящее время информационное обеспечение персонала является крайне важным вопросом для каждой организации. Ведь только хорошо информированный, обученный и мотивированный сотрудник сможет сделать свой лучший вклад в дело компании. Для обеспечения эффективной коммуникации внутри организации существует несколько типов инструментов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Такие инструменты могут включать в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы и газеты, корпоративные порталы и внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению оставаться в курсе событий и понимать потребности сотрудников. Для этого используются системы анкетирования сотрудников, формы для внесения рацпредложений, форумы на корпоративном сайте, мониторинг персонала и другие инструменты обратной связи.

Коммуникативные инструменты помогают сотрудникам построить не только рабочие, но и личные отношения в коллективе. Сюда могут входить различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, семинары, мероприятия, посвященные тимбилдингу.

Организационные инструменты позволяют каждому сотруднику понимать, куда движется компания и какие у нее цели. Для этого используются собрания, совещания, планерки и выступления руководства, а также разработка и внедрение корпоративных стандартов.

Все эти инструменты можно использовать по отдельности или в комбинации друг с другом. Однако, существуют инструменты, объединяющие все основные функции коммуникаций внутри организации. Примером такого инструмента является корпоративная социальная сеть.

Корпоративная социальная сеть позволяет сотрудникам быть в курсе происходящего, обмениваться информацией, общаться в неформальной обстановке и заводить приятельские связи с другими работниками. Благодаря групповым и личным чатам, сотрудники могут эффективно общаться, не тратя время на неэффективную переписку. Кроме того, такие соцсети позволяют объединяться в группы по профессиональным интересам и организовывать планерки и мозговые штурмы.

Современные корпоративные социальные сети предоставляют удобный, гибкий и простой в использовании формат взаимодействия и всё чаще вытесняют другие инструменты коммуникации, такие как корпоративные порталы и сайты.

Фото: freepik.com